Réunion à 9h. Vote à 10h. Jour fixe à 11h. Réunion de projet après le déjeuner. Puis un « court appel » qui dure une heure. De nombreux employés consacrent désormais plus de temps aux réunions qu’à leur travail réel. Il en résulte une nouvelle forme d’épuisement : la fatigue du zoom – ou plus généralement : la fatigue des réunions.
Il ne s’agit plus seulement de vidéoconférences. Les réunions en face à face souffrent également du même problème. De plus en plus de collaborateurs ont le sentiment que les réunions consomment souvent plus d’énergie qu’elles ne produisent de résultats. Ce qui était initialement destiné à améliorer la communication devient de plus en plus nuisible à la productivité.
Stefan Woinoff est spécialiste en médecine psychosomatique et en psychothérapie ainsi qu’expert relationnel de www.50plus-Treff.de. Il fait partie de notre réseau d’experts EXPERTS Circle.
Exemple de cas : « Je ne travaille pas tant que tout le monde n’a pas quitté le travail. »
Lorsque Sabine M., 42 ans, chef de projet dans une entreprise industrielle internationale, a débuté son métier il y a cinq ans, elle adorait son métier. Elle coordonnait des projets, élaborait des stratégies et aimait travailler avec son équipe sur des solutions créatives. Aujourd’hui, son calendrier est complètement différent. Le lundi matin commence par une réunion d’équipe d’une heure. S’en suit une discussion sur le projet, suivie d’un rendez-vous de coordination avec un autre service. Après le déjeuner, une mise à jour de l’état d’avancement, une réunion avec les clients et un « appel d’alignement » sont au programme.
Il ne reste pas plus de dix minutes avant que la prochaine invitation n’apparaisse. De son point de vue, elle n’avait même pas besoin d’assister à bon nombre de ces réunions. Souvent, elle ne dit presque rien. Il n’est pas rare que soient présentés des contenus qui auraient tout aussi bien pu être envoyés par courrier électronique ou dans le cadre d’un court protocole. Cependant, le vrai problème ne commence qu’après 17 heures.
Puis, une fois la plupart des réunions terminées, leur véritable travail commence : vérifier les offres, rédiger des concepts, créer des présentations ou préparer des décisions difficiles. C’est pourquoi elle reste régulièrement assise à son bureau jusqu’au soir. Non pas parce que ses tâches sont trop lourdes, mais parce qu’elle n’a tout simplement pas le temps pendant la journée. Elle décrit ainsi sa vie professionnelle quotidienne : « Je travaille toute la journée, mais pas à mon travail. » Maintenant, elle se sent constamment pressée. Après plusieurs heures de visioconférences ou de réunions, elle a de plus en plus de mal à se concentrer. Elle reporte les tâches créatives, les décisions prennent plus de temps et elle réagit de manière plus irritable qu’auparavant.
D’un point de vue psychologique, elle se retrouve dans une spirale classique d’épuisement : des charges de communication élevées, des interruptions constantes et des phases manquantes de travail concentré conduisent à une surcharge mentale – même si objectivement, peut-être qu’il n’y a peut-être pas plus de travail qu’avant.
Notre cerveau n’est pas construit pour une communication constante
De nombreuses entreprises pensent encore qu’une plus grande coordination signifie automatiquement une meilleure collaboration. Mais d’un point de vue psychologique, cela n’est vrai que jusqu’à un certain point. Chaque réunion nécessite des performances cognitives importantes de la part du cerveau :
- Maintenir l’attention
- Suivre les conversations
- interpréter les signaux sociaux
- planifiez vos propres publications
- basculer entre différents sujets
- prendre des décisions
Les vidéoconférences en particulier augmentent cette charge. Le regard constant sur l’écran, les retards minimes dans la parole et les images, l’affichage de notre propre caméra et l’absence de nombreux signaux non verbaux signifient que notre cerveau doit constamment « retravailler ». Le résultat est une fatigue mentale.
Le véritable tueur de productivité s’appelle le changement de contexte
Mais il y a autre chose qui est encore plus grave que la durée de la réunion : le basculement constant entre les différentes tâches. La recherche psychologique parle de « changement de tâche ». Chaque fois que nous passons d’une activité ciblée à une réunion puis revenons, notre cerveau a besoin de temps pour se replonger dans la tâche initiale. Ce temps de redémarrage est souvent sous-estimé. Quelques interruptions par heure suffisent pour rendre un travail complexe nettement plus difficile.
Les activités créatives, la réflexion stratégique ou la résolution de problèmes sophistiqués nécessitent en particulier de plus longues périodes de concentration sans perturbation. Or, ce sont précisément ces derniers qui disparaissent de plus en plus du quotidien professionnel.
Les réunions donnent souvent un sentiment de productivité
Un autre mécanisme psychologique aggrave le problème. Les réunions génèrent de l’activité. Les calendriers sont chargés, beaucoup de gens se parlent, les décisions semblent se préparer. Cela crée facilement l’impression d’une productivité élevée. En fait, les gens parlent souvent simplement du travail au lieu de le faire.
Ce phénomène est similaire au « biais d’occupation » : les gens se considèrent souvent eux-mêmes et les autres comme particulièrement productifs lorsqu’ils semblent visiblement occupés, indépendamment du fait que les résultats se produisent réellement ou non. Un calendrier complet devient un symbole de statut.
Pourquoi personne n’annule les réunions
De nombreux collaborateurs savent en effet quelles réunions apportent peu de valeur ajoutée. Néanmoins, ils apparaissent.
Il y a plusieurs raisons psychologiques à cela : Premièrement, personne ne veut manquer des informations importantes (« peur de manquer quelque chose »). D’un autre côté, la présence est encore perçue comme un signe d’engagement dans de nombreuses entreprises. Quiconque décline rapidement les invitations craint d’être perçu comme n’ayant pas l’esprit d’équipe ou peu coopératif. Il y a aussi un autre effet : dès que de nombreuses personnes sont invitées, presque personne ne se sent personnellement responsable. Les décisions sont reportées, les responsabilités s’estompent, les discussions s’allongent. De nombreux collaborateurs ne connaissent que trop bien le résultat : une réunion d’une heure se termine par la phrase : « Alors nous nous reverrons la semaine prochaine ».
Particulièrement stressant : la cascade des réunions
De nombreuses entreprises planifient désormais des réunions toutes les demi-heures. Ce qui semble efficace sur le calendrier est problématique pour notre cerveau. Il n’y a souvent pas de temps entre deux réunions
- traiter des informations,
- mettre en œuvre les décisions,
- pour répondre aux emails,
- travailler de manière concentrée
- ou simplement respirez profondément.
La charge mentale s’accumule au fil de la journée. De nombreux employés subissent donc une baisse significative de leur concentration en début d’après-midi – non pas à cause d’un effort physique, mais à cause d’un stress cognitif constant.
Cinq façons de sortir du piège des rencontres
Les entreprises ne doivent donc pas communiquer moins, elles doivent communiquer plus intelligemment.
1. Chaque invitation doit avoir un objectif clair
Avant chaque réunion, vous devez être en mesure de répondre : Quel problème spécifique est en cours de résolution ? Quelle décision faut-il prendre au final ? Si cette réponse manque, la réunion est généralement inutile.
2. N’invitez que les personnes dont on a vraiment besoin
La transmission d’informations n’est pas un motif de participation. Toute personne ayant simplement besoin d’être informée recevra alors un bref rapport ou un résumé. Chaque invitation inutile fait gagner du temps de travail.
3. Protégez systématiquement les temps de mise au point
De plus en plus d’entreprises prospères réservent des blocs de discussion sans réunions dans leur calendrier. Les réunions sont généralement taboues pendant ces plages horaires. Ce n’est qu’alors que des phases plus longues de travail de connaissance concentré réapparaissent.
4. Planifiez les réunions sur des périodes beaucoup plus courtes
Pourquoi les réunions durent-elles presque automatiquement 30 ou 60 minutes ? Souvent uniquement parce que les programmes de calendrier prédéfinissent ces heures. Psychologiquement, le temps disponible agit comme un élastique : les discussions se prolongent jusqu’à épuisement du temps imparti. 20 ou 25 minutes suffisent souvent.
5. Planifiez d’abord la fin
Chaque réunion doit se terminer par une réponse claire :
- Quelle décision a été prise ?
- Qui assume quelle tâche ?
- Jusqu’à quand ?
- Une réunion de suivi est-elle même nécessaire ?
Sans résultats concrets, la réunion n’était probablement pas un bon investissement.
Conclusion : moins de réunions signifie souvent plus de collaboration
La communication reste au cœur des entreprises modernes. Mais la communication n’est pas une fin en soi. Lorsque les employés passent la majeure partie de leur journée à parler de leur travail, ils disposent de moins en moins de temps pour accomplir réellement leur travail.
La fatigue du zoom est donc bien plus que la fatigue après les visioconférences. C’est l’expression d’une culture du travail qui confond souvent activité et productivité. Peut-être qu’à l’avenir les entreprises ne devraient plus se demander : « Combien de réunions avons-nous eu aujourd’hui ? Mais plutôt : « Quelle quantité de travail avons-nous réellement pu accomplir aujourd’hui ?
