R\u00e9union \u00e0 9h. Vote \u00e0 10h. Jour fixe \u00e0 11h. R\u00e9union de projet apr\u00e8s le d\u00e9jeuner. Puis un \u00ab court appel \u00bb qui dure une heure. De nombreux employ\u00e9s consacrent d\u00e9sormais plus de temps aux r\u00e9unions qu’\u00e0 leur travail r\u00e9el. Il en r\u00e9sulte une nouvelle forme d\u2019\u00e9puisement : la fatigue du zoom \u2013 ou plus g\u00e9n\u00e9ralement : la fatigue des r\u00e9unions.<\/p>\n<\/div>\n
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Il ne s\u2019agit plus seulement de vid\u00e9oconf\u00e9rences. Les r\u00e9unions en face \u00e0 face souffrent \u00e9galement du m\u00eame probl\u00e8me. De plus en plus de collaborateurs ont le sentiment que les r\u00e9unions consomment souvent plus d\u2019\u00e9nergie qu\u2019elles ne produisent de r\u00e9sultats. Ce qui \u00e9tait initialement destin\u00e9 \u00e0 am\u00e9liorer la communication devient de plus en plus nuisible \u00e0 la productivit\u00e9.<\/p>\n<\/div>\n\n\n
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Stefan Woinoff est sp\u00e9cialiste en m\u00e9decine psychosomatique et en psychoth\u00e9rapie ainsi qu’expert relationnel de www.50plus-Treff.de. Il fait partie de notre r\u00e9seau d’experts EXPERTS Circle. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n
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Exemple de cas : \u00ab Je ne travaille pas tant que tout le monde n\u2019a pas quitt\u00e9 le travail. \u00bb<\/h2>\n Lorsque Sabine M., 42 ans, chef de projet dans une entreprise industrielle internationale, a d\u00e9but\u00e9 son m\u00e9tier il y a cinq ans, elle adorait son m\u00e9tier. Elle coordonnait des projets, \u00e9laborait des strat\u00e9gies et aimait travailler avec son \u00e9quipe sur des solutions cr\u00e9atives. Aujourd\u2019hui, son calendrier est compl\u00e8tement diff\u00e9rent. Le lundi matin commence par une r\u00e9union d’\u00e9quipe d’une heure. S’en suit une discussion sur le projet, suivie d’un rendez-vous de coordination avec un autre service. Apr\u00e8s le d\u00e9jeuner, une mise \u00e0 jour de l’\u00e9tat d’avancement, une r\u00e9union avec les clients et un \u00ab\u00a0appel d’alignement\u00a0\u00bb sont au programme.<\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n<\/aside>\n
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Il ne reste pas plus de dix minutes avant que la prochaine invitation n\u2019apparaisse. De son point de vue, elle n\u2019avait m\u00eame pas besoin d\u2019assister \u00e0 bon nombre de ces r\u00e9unions. Souvent, elle ne dit presque rien. Il n\u2019est pas rare que soient pr\u00e9sent\u00e9s des contenus qui auraient tout aussi bien pu \u00eatre envoy\u00e9s par courrier \u00e9lectronique ou dans le cadre d\u2019un court protocole. Cependant, le vrai probl\u00e8me ne commence qu\u2019apr\u00e8s 17 heures.<\/p>\n<\/div>\n
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Puis, une fois la plupart des r\u00e9unions termin\u00e9es, leur v\u00e9ritable travail commence : v\u00e9rifier les offres, r\u00e9diger des concepts, cr\u00e9er des pr\u00e9sentations ou pr\u00e9parer des d\u00e9cisions difficiles. C’est pourquoi elle reste r\u00e9guli\u00e8rement assise \u00e0 son bureau jusqu’au soir. Non pas parce que ses t\u00e2ches sont trop lourdes, mais parce qu’elle n’a tout simplement pas le temps pendant la journ\u00e9e. Elle d\u00e9crit ainsi sa vie professionnelle quotidienne : \u00ab Je travaille toute la journ\u00e9e, mais pas \u00e0 mon travail. \u00bb Maintenant, elle se sent constamment press\u00e9e. Apr\u00e8s plusieurs heures de visioconf\u00e9rences ou de r\u00e9unions, elle a de plus en plus de mal \u00e0 se concentrer. Elle reporte les t\u00e2ches cr\u00e9atives, les d\u00e9cisions prennent plus de temps et elle r\u00e9agit de mani\u00e8re plus irritable qu’auparavant.<\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n<\/aside>\n
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D’un point de vue psychologique, elle se retrouve dans une spirale classique d’\u00e9puisement : des charges de communication \u00e9lev\u00e9es, des interruptions constantes et des phases manquantes de travail concentr\u00e9 conduisent \u00e0 une surcharge mentale – m\u00eame si objectivement, peut-\u00eatre qu’il n’y a peut-\u00eatre pas plus de travail qu’avant.<\/p>\n<\/div>\n\n\n
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Notre cerveau n’est pas construit pour une communication constante<\/h2>\n De nombreuses entreprises pensent encore qu\u2019une plus grande coordination signifie automatiquement une meilleure collaboration. Mais d\u2019un point de vue psychologique, cela n\u2019est vrai que jusqu\u2019\u00e0 un certain point. Chaque r\u00e9union n\u00e9cessite des performances cognitives importantes de la part du cerveau :<\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n<\/aside>\n
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\nMaintenir l’attention<\/li>\n Suivre les conversations<\/li>\n interpr\u00e9ter les signaux sociaux<\/li>\n planifiez vos propres publications<\/li>\n basculer entre diff\u00e9rents sujets<\/li>\n prendre des d\u00e9cisions<\/li>\n<\/ul>\nLes vid\u00e9oconf\u00e9rences en particulier augmentent cette charge. Le regard constant sur l\u2019\u00e9cran, les retards minimes dans la parole et les images, l\u2019affichage de notre propre cam\u00e9ra et l\u2019absence de nombreux signaux non verbaux signifient que notre cerveau doit constamment \u00ab retravailler \u00bb. Le r\u00e9sultat est une fatigue mentale.<\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n<\/aside>\n
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Le v\u00e9ritable tueur de productivit\u00e9 s’appelle le changement de contexte<\/h2>\n Mais il y a autre chose qui est encore plus grave que la dur\u00e9e de la r\u00e9union : le basculement constant entre les diff\u00e9rentes t\u00e2ches. La recherche psychologique parle de \u00ab changement de t\u00e2che \u00bb. Chaque fois que nous passons d\u2019une activit\u00e9 cibl\u00e9e \u00e0 une r\u00e9union puis revenons, notre cerveau a besoin de temps pour se replonger dans la t\u00e2che initiale. Ce temps de red\u00e9marrage est souvent sous-estim\u00e9. Quelques interruptions par heure suffisent pour rendre un travail complexe nettement plus difficile.<\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n<\/aside>\n
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Les activit\u00e9s cr\u00e9atives, la r\u00e9flexion strat\u00e9gique ou la r\u00e9solution de probl\u00e8mes sophistiqu\u00e9s n\u00e9cessitent en particulier de plus longues p\u00e9riodes de concentration sans perturbation. Or, ce sont pr\u00e9cis\u00e9ment ces derniers qui disparaissent de plus en plus du quotidien professionnel.<\/p>\n<\/div>\n
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Les r\u00e9unions donnent souvent un sentiment de productivit\u00e9<\/h2>\n Un autre m\u00e9canisme psychologique aggrave le probl\u00e8me. Les r\u00e9unions g\u00e9n\u00e8rent de l’activit\u00e9. Les calendriers sont charg\u00e9s, beaucoup de gens se parlent, les d\u00e9cisions semblent se pr\u00e9parer. Cela cr\u00e9e facilement l\u2019impression d\u2019une productivit\u00e9 \u00e9lev\u00e9e. En fait, les gens parlent souvent simplement du travail au lieu de le faire.<\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n<\/aside>\n
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Ce ph\u00e9nom\u00e8ne est similaire au \u00ab biais d’occupation \u00bb : les gens se consid\u00e8rent souvent eux-m\u00eames et les autres comme particuli\u00e8rement productifs lorsqu’ils semblent visiblement occup\u00e9s, ind\u00e9pendamment du fait que les r\u00e9sultats se produisent r\u00e9ellement ou non. Un calendrier complet devient un symbole de statut.<\/p>\n<\/div>\n
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Pourquoi personne n’annule les r\u00e9unions<\/h2>\n De nombreux collaborateurs savent en effet quelles r\u00e9unions apportent peu de valeur ajout\u00e9e. N\u00e9anmoins, ils apparaissent.<\/p>\n<\/div>\n
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Il y a plusieurs raisons psychologiques \u00e0 cela : Premi\u00e8rement, personne ne veut manquer des informations importantes (\u00ab peur de manquer quelque chose \u00bb). D\u2019un autre c\u00f4t\u00e9, la pr\u00e9sence est encore per\u00e7ue comme un signe d\u2019engagement dans de nombreuses entreprises. Quiconque d\u00e9cline rapidement les invitations craint d\u2019\u00eatre per\u00e7u comme n\u2019ayant pas l\u2019esprit d\u2019\u00e9quipe ou peu coop\u00e9ratif. Il y a aussi un autre effet : d\u00e8s que de nombreuses personnes sont invit\u00e9es, presque personne ne se sent personnellement responsable. Les d\u00e9cisions sont report\u00e9es, les responsabilit\u00e9s s’estompent, les discussions s’allongent. De nombreux collaborateurs ne connaissent que trop bien le r\u00e9sultat : une r\u00e9union d\u2019une heure se termine par la phrase : \u00ab Alors nous nous reverrons la semaine prochaine \u00bb.<\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n<\/aside>\n
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Particuli\u00e8rement stressant : la cascade des r\u00e9unions<\/h2>\n De nombreuses entreprises planifient d\u00e9sormais des r\u00e9unions toutes les demi-heures. Ce qui semble efficace sur le calendrier est probl\u00e9matique pour notre cerveau. Il n’y a souvent pas de temps entre deux r\u00e9unions<\/p>\n<\/div>\n
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\ntraiter des informations,<\/li>\n mettre en \u0153uvre les d\u00e9cisions,<\/li>\n pour r\u00e9pondre aux emails,<\/li>\n travailler de mani\u00e8re concentr\u00e9e<\/li>\n ou simplement respirez profond\u00e9ment.<\/li>\n<\/ul>\nLa charge mentale s\u2019accumule au fil de la journ\u00e9e. De nombreux employ\u00e9s subissent donc une baisse significative de leur concentration en d\u00e9but d’apr\u00e8s-midi – non pas \u00e0 cause d’un effort physique, mais \u00e0 cause d’un stress cognitif constant.<\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n<\/aside>\n
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Cinq fa\u00e7ons de sortir du pi\u00e8ge des rencontres<\/h2>\n Les entreprises ne doivent donc pas communiquer moins, elles doivent communiquer plus intelligemment.<\/p>\n<\/div>\n
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1. Chaque invitation doit avoir un objectif clair<\/strong><\/p>\n<\/div>\n\n
Avant chaque r\u00e9union, vous devez \u00eatre en mesure de r\u00e9pondre\u00a0: Quel probl\u00e8me sp\u00e9cifique est en cours de r\u00e9solution ? Quelle d\u00e9cision faut-il prendre au final ? <\/i>Si cette r\u00e9ponse manque, la r\u00e9union est g\u00e9n\u00e9ralement inutile.<\/p>\n<\/div>\n\n
2. N’invitez que les personnes dont on a vraiment besoin<\/strong><\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n<\/aside>\n
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La transmission d\u2019informations n\u2019est pas un motif de participation. Toute personne ayant simplement besoin d\u2019\u00eatre inform\u00e9e recevra alors un bref rapport ou un r\u00e9sum\u00e9. Chaque invitation inutile fait gagner du temps de travail.<\/p>\n<\/div>\n
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3. Prot\u00e9gez syst\u00e9matiquement les temps de mise au point<\/strong><\/p>\n<\/div>\n\n
De plus en plus d’entreprises prosp\u00e8res r\u00e9servent des blocs de discussion sans r\u00e9unions dans leur calendrier. Les r\u00e9unions sont g\u00e9n\u00e9ralement taboues pendant ces plages horaires. Ce n\u2019est qu\u2019alors que des phases plus longues de travail de connaissance concentr\u00e9 r\u00e9apparaissent.<\/p>\n<\/div>\n\n<\/div>\n<\/aside>\n
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4. Planifiez les r\u00e9unions sur des p\u00e9riodes beaucoup plus courtes<\/strong><\/p>\n<\/div>\n\n
Pourquoi les r\u00e9unions durent-elles presque automatiquement 30 ou 60 minutes ? Souvent uniquement parce que les programmes de calendrier pr\u00e9d\u00e9finissent ces heures. Psychologiquement, le temps disponible agit comme un \u00e9lastique : les discussions se prolongent jusqu’\u00e0 \u00e9puisement du temps imparti. 20 ou 25 minutes suffisent souvent.<\/p>\n<\/div>\n
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5. Planifiez d’abord la fin<\/strong><\/p>\n<\/div>\n\n
Chaque r\u00e9union doit se terminer par une r\u00e9ponse claire\u00a0:<\/p>\n<\/div>\n